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4101 - Supervisores administrativos

Denominações:

4101–05 - Supervisor administrativo

Agente administrativo supervisor, Chefe administrativo, Chefe de departamento de pessoal, Chefe de escritório, Chefe de expediente - no serviço público, Chefe de seção - no serviço público, Chefe de seção de expedição, Chefe de seção de serviços administrativos, Chefe de seção de serviços gerais - exclusive no serviço público, Chefe de serviço de limpeza, Chefe de serviços de coordenação de contratos, Chefe de setor - exclusive no serviço público, Chefe de setor - no serviço público, Coordenador administrativo, Encarregado administrativo, Encarregado de escritório - exclusive no serviço público, Encarregado de serviço - exclusive no serviço público, Subencarregado de escritório, Supervisor administrativo de escritório, Supervisor administrativo de pessoal, Supervisor administrativo interno, Supervisor de administração, Supervisor de administração e arquivo técnico, Supervisor de seção de serviços gerais


O que faz

Supervisionam rotinas administrativas em instituições públicas e privadas, chefiando diretamente equipe de escriturários, auxiliares administrativos, secretários de expediente, operadores de máquina de escritório e contínuos. Coordenam serviços gerais de malotes, mensageiros, transporte, cartório, limpeza, terceirizados, manutenção de equipamento, mobiliário, instalações etc; administram recursos humanos, bens patrimoniais e materiais de consumo; organizam documentos e correspondências; gerenciam equipe. Podem manter rotinas financeiras, controlando fundo fixo (pequeno caixa), verbas, contas a pagar, fluxo de caixa e conta bancária, emitindo e conferindo notas fiscais e recibos, prestando contas e recolhendo impostos.

Formação Exigida

Para ingressar nessa ocupação é exigido o ensino médio completo e três a quatro anos de experiência profissional em trabalhos administrativos. A(s) ocupação(ões) elencada(s) nesta família ocupacional, demandam formação profissional para efeitos do cálculo do número de aprendizes a serem contratados pelos estabelecimentos, nos termos do artigo 429 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, exceto os casos previstos no art. 10 do decreto 5.598/2005.

Onde e como trabalha

Esses trabalhadores atuam nas mais diversas áreas de empresas públicas ou privadas. São assalariados celetistas ou estatutários. Trabalham em equipe, com supervisão ocasional, em ambiente fechado e em horário diurno. Eventualmente, trabalham em posições desconfortáveis durante longos períodos.

Dia-a-dia


A —SUPERVISIONAR ROTINAS ADMINISTRATIVAS

A.1 — Distribuir serviços

A.2 — Delegar funções

A.3 — Criar rotinas administrativas

A.4 — Implantar rotinas administrativas

A.5 — Implementar rotinas administrativas

A.6 — Orientar a execução das rotinas administrativas

A.7 — Orientar cumprimento de normas e ordens de serviço

A.8 — Analisar o funcionamento das rotinas administrativas

A.9 — Supervisionar cronogramas

A.10 — Propor medidas de simplificação e melhorias das rotinas administrativas


B —COORDENAR SERVIÇOS GERAIS

B.1 — Coordenar serviço de malote

B.2 — Coordenar serviço de mensageiro

B.3 — Coordenar serviço de cartório

B.4 — Coordenar serviço de transporte

B.5 — Coordenar serviços de manutenção de máquinas, equipamentos, mobiliário e instalações

B.6 — Controlar ligações telefônicas

B.7 — Coordenar serviços terceirizados

B.8 — Coordenar serviço de limpeza

B.9 — Supervisionar serviço de segurança patrimonial

B.10 — Coordenar serviço de fotocópia


C —ORGANIZAR DOCUMENTOS E CORRESPONDÊNCIA

C.1 — Receber documentos e correspondência

C.2 — Analisar documentos e correspondência

C.3 — Classificar documentos e correspondência

C.4 — Registrar documentos e correspondência

C.5 — Conferir documentos e correspondência

C.6 — Encaminhar documentos e correspondências

C.7 — Organizar arquivos


D —ADMINISTRAR BENS PATRIMONIAIS E MATERIAL DE CONSUMO

D.1 — Verificar estoque de material de consumo

D.2 — Solicitar compra de material de consumo

D.3 — Selecionar fornecedores

D.4 — Pesquisar preços

D.5 — Comprar material de consumo e suprimentos

D.6 — Requisitar compra de material de consumo

D.7 — Conferir material de consumo

D.8 — Armazenar material de consumo

D.9 — Distribuir material de consumo

D.10 — Vistoriar bens patrimoniais

D.11 — Comprar bens patrimoniais


E —GERENCIAR EQUIPE

E.1 — Requisitar pessoal

E.2 — Selecionar pessoal

E.3 — Treinar equipe

E.4 — Definir escala de trabalho

E.5 — Gerenciar escala de trabalho

E.6 — Avaliar desempenho da equipe

E.7 — Remanejar pessoal

E.8 — Apurar frequência ao trabalho

E.9 — Gerenciar benefícios

E.10 — Gerenciar segurança do trabalho


F —MANTER ROTINAS FINANCEIRAS

F.1 — Controlar fundo fixo (pequeno caixa)

F.2 — Controlar verbas

F.3 — Pedir autorização de pagamento

F.4 — Controlar contas a pagar

F.5 — Controlar fluxo de caixa

F.6 — Emitir notas fiscais e recibos

F.7 — Controlar contas a receber

F.8 — Conferir notas fiscais

F.9 — Reembolsar despesas

F.10 — Acertar contas de adiantamento

F.11 — Preparar balancete

F.12 — Prestar contas

F.13 — Controlar conta bancária

F.14 — Conciliar contas

F.15 — Recolher impostos


G —COMUNICAR-SE

G.1 — Triar informações

G.2 — Divulgar informações

G.3 — Esclarecer dúvidas

G.4 — Intermediar equipes

G.5 — Elaborar comunicados

G.6 — Elaborar documentos

G.7 — Elaborar relatórios

G.8 — Elaborar correspondência

G.9 — Preencher formulários

G.10 — Redigir contratos

G.11 — Instruir processos


Z —DEMONSTRAR COMPETÊNCIAS PESSOAIS

Z.1 — Demonstrar organização

Z.2 — Trabalhar em equipe

Z.3 — Contornar situações adversas

Z.4 — Demonstrar liderança

Z.5 — Demonstrar responsabilidade

Z.6 — Demonstrar iniciativa

Z.7 — Demonstrar discernimento

Z.8 — Demonstrar flexibilidade

Z.9 — Demonstrar honestidade

Z.10 — Operar recursos de informática

Z.11 — Demonstrar fluência verbal e escrita

Z.12 — Dominar legislação



 Fonte: Ministério do Trabalho e Emprego - MTE. CBO.